Hoàn trả mặt bằng văn phòng tại Việt Nam: Chi phí & Quy trình

Rủi ro ④: Thuê đơn vị thi công không đáng tin cậy

Bên cạnh đó, Có trường hợp doanh nghiệp lựa chọn đơn vị thi công giá rẻ, nhưng chất lượng hoàn trả mặt bằng không đáp ứng tiêu chuẩn của chủ tòa nhà và bị yêu cầu thi công lại.

Khi thực hiện thi công hoàn trả mặt bằng, không nên chỉ dựa vào giá rẻ mà cần lựa chọn đơn vị có khả năng trao đổi và phối hợp tốt với ban quản lý tòa nhà, đồng thời có năng lực quản lý tiến độ thi công.

Rủi ro ⑤: Phát sinh tranh chấp khi hoàn trả tiền đặt cọc

Tại Việt Nam, khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, tiền đặt cọc (Deposit) thường tương đương khoảng 3 tháng tiền thuê. Ngay cả khi đã hoàn tất việc hoàn trả mặt bằng, vẫn có những trường hợp chủ nhà cho rằng “có hư hỏng” hoặc “chưa đáp ứng tiêu chuẩn”, dẫn đến việc tiền đặt cọc không được hoàn trả đầy đủ.

Để tránh việc nội dung đã thống nhất bị thay đổi về sau, doanh nghiệp nên lưu lại bằng văn bản các nội dung trao đổi và xác nhận trong quá trình nghiệm thu, bàn giao mặt bằng sau khi hoàn tất thi công hoàn trả.

3｜Dự kiến chi phí

Chi phí thi công hoàn trả mặt bằng thay đổi đáng kể tùy theo diện tích văn phòng và điều kiện hoàn trả. Dưới đây là mức tham khảo dựa trên kết quả thi công hoàn trả mặt bằng thực tế tại các tòa nhà văn phòng khu vực trung tâm TP. Hồ Chí Minh trong 2 năm qua.

Khách hàng thường muốn nhanh chóng biết chi phí ước tính, tuy nhiên điều kiện của từng tòa nhà rất khác nhau, chẳng hạn như phân hạng tòa nhà, yêu cầu hoàn trả của ban quản lý và mức độ hoàn thiện hiện tại của văn phòng.

Vì vậy, cần lưu ý rằng việc ước tính chi phí hoàn trả mặt bằng thường khó hơn so với việc ước tính chi phí thi công văn phòng mới từ mặt bằng thô (skeleton).

Các hạng mục chi phí chính trong thi công hoàn trả hiện trạng

 4｜Thông thường nên bắt đầu xem xét kế hoạch từ 6 tháng trước khi bàn giao mặt bằng

Sai lầm phổ biến nhất khi hoàn trả hiện trạng văn phòng là tính sai ngày chuyển văn phòng, dẫn đến không đủ thời gian cho toàn bộ tiến độ. Dưới đây là Master Schedule tham khảo cho văn phòng dưới 300 m².

Vì việc chuyển văn phòng phải hoàn tất trước khi thi công hoàn trả hiện trạng, cần tính ngược từ thời hạn bàn giao văn phòng cũ để xác định ngày chuyển, sau đó tiếp tục tính thời gian thi công văn phòng mới, xin phép thi công với tòa nhà (thông thường 1–2 tuần), lập bản vẽ chi tiết (5–14 ngày), trao đổi chi tiết và lựa chọn mặt bằng để nắm được toàn bộ tiến độ. Với văn phòng dưới 300 m², nên bắt đầu lên kế hoạch trước khoảng 6 tháng. Đối với văn phòng 300–1.000 m², thời gian thi công khoảng 1,5–2,5 tháng nên cần chuẩn bị sớm hơn. Đặc biệt, nếu văn phòng mới yêu cầu giấy chứng nhận hoàn tất kiểm tra PCCC, cần tính thời gian này ngay từ giai đoạn đầu. Khuyến nghị trao đổi sớm với đơn vị thi công nội thất để lập Master Schedule tổng thể

5｜Những điểm cần lưu ý để tránh sai sót khi hoàn trả hiện trạng văn phòng

① Nếu tiến độ gấp, nên thuê trọn gói đơn vị thi công nội thất văn phòng

Có trường hợp thi công nội thất văn phòng mới, chuyển văn phòng và hoàn trả hiện trạng được đặt hàng riêng cho từng đơn vị khác nhau, nhưng tại Việt Nam, cách làm này đặc biệt dễ phát sinh vấn đề.

Giữa thi công nội thất và chuyển văn phòng, cần phối hợp chặt chẽ về đồ nội thất, thiết bị tái sử dụng và thời điểm vận chuyển, lắp đặt tại văn phòng mới.

Tương tự, giữa chuyển văn phòng và hoàn trả hiện trạng, cũng cần thống nhất về các hạng mục để lại và thời điểm bắt đầu thi công.

Nếu tách riêng từng hạng mục và giao cho nhiều đơn vị, việc thiếu thông tin và phối hợp không đầy đủ rất dễ dẫn đến phát sinh sự cố.

Nếu thời gian đến hạn bàn giao văn phòng cũ không còn nhiều, khuyến nghị giao trọn gói cho một đơn vị thi công nội thất theo mô hình One-Stop, để quản lý thống nhất toàn bộ quá trình.

②Chú ý: 1 số trường hợp không xuất được hóa 

Tùy từng tòa nhà, có trường hợp đội ngũ kỹ thuật của ban quản lý tòa nhà đề xuất trực tiếp thực hiện thi công hoàn trả hiện trạng với chi phí thấp. Tuy nhiên, trong những trường hợp này, thường không thể xuất hóa đơn, vì vậy cần xác nhận trước khi tiến hành.

③ Kiểm tra hợp đồng và hồ sơ khi bàn giao mặt bằng

Khi văn phòng hiện tại được thuê vào trước đây, có hồ sơ ghi nhận việc hai bên cùng với kỹ sư của tòa nhà kiểm đếm và xác nhận số lượng các thiết bị trên trần như đèn chiếu sáng, đầu phun sprinkler, đầu báo khói và miệng thổi điều hòa.

Ngoài ra, trước khi bắt đầu thi công nội thất văn phòng hiện tại, cần yêu cầu đơn vị thi công xác nhận với tòa nhà về nội dung các hạng mục thiết bị cần khôi phục.

6｜Các câu hỏi về sự cố hoàn trả thường gặp

A.Nếu hợp đồng không quy định rõ, về mặt pháp lý, bên thuê không nhất thiết có nghĩa vụ phải thực hiện các yêu cầu đó một cách nghiêm ngặt. Tuy nhiên, do thị trường thường có lợi thế nghiêng về bên cho thuê, vẫn có thể phát sinh tranh chấp liên quan đến hoàn trả tiền đặt cọc.Để xử lý thuận lợi hơn, nên thông qua đơn vị môi giới để đàm phán nới lỏng các điều kiện hoàn trả hiện trạng.

Để tránh những vấn đề tương tự, khi ký hợp đồng thuê văn phòng mới, hãy đảm bảo “điều kiện hoàn trả mặt bằng” được quy định rõ ràng bằng văn bản ngay từ đầu và đưa vào hợp đồng.

A. Trước tiên, hãy kiểm tra điều khoản hoàn trả tiền đặt cọc trong hợp đồng và gửi yêu cầu hoàn trả bằng văn bản cho chủ nhà. Nếu chủ nhà vẫn không giải quyết, có thể khởi kiện tại tòa án hoặc yêu cầu hòa giải tại cơ quan hòa giải. Việc lựa chọn phương án cần cân nhắc hiệu quả chi phí so với chi phí thuê luật sư.

A. Chi phí thi công phát sinh chủ yếu gồm 3 trường hợp: 1) Chi phí phát sinh do phát hiện những tình trạng mới, không thể dự đoán trước sau khi tháo dỡ; 2) Chi phí phát sinh mới theo yêu cầu của phía tòa nhà; 3) Chi phí do đơn vị thi công bỏ sót trong báo giá. Đối với trường hợp 3), có thể từ chối thanh toán, tuy nhiên với các nhà thầu địa phương, cũng có trường hợp họ sẽ tạm dừng thi công cho đến khi được thanh toán, vì vậy cần đặc biệt lưu ý. Đối với trường hợp 1) và 2), do đây là những chi phí không thể dự đoán trước khi bắt đầu thi công, thông thường sau khi trao đổi và thống nhất, bên yêu cầu thi công sẽ chịu chi phí phát sinh.

7｜Checklist trước khi hoàn trả